【長野県内のNPO法人の皆様へ】人を集めることによらない社員総会・理事会の開催方法について

　新型コロナウイルス感染症のリスクがいまだ存在しており、感染防止対策の徹底が必要となっています。このことを受け、人を集めることによらない社員総会・理事会の開催方法について以下のとおり整理しました。各法人の定款をご確認していただいた上で法人運営の参考にしてください。

開催方法

１　書面による表決（会議資料に任意の様式で参加者が意思表明できる書面を同封し、各議題への賛否を記入して返送してもらう）

２　電磁的方法による表決（会議資料を送付した上で電子メールなど紙媒体で出力することが可能なものにより各議題への賛否を表決してもらう）

３　表決の委任（会議資料に委任状（任意の様式）を同封し、会議に出席する他の者を代理人として表決を委任することを記入して返送してもらう）

・１～３いずれの場合も、定款で定めていないと会議自体が無効になることがありますので、必ず定款の確認をお願いします。

・１～３について、議長と定款で定める議事録署名人は、総会に出席（WEB出席を含む）している必要があります。

・１～３を選択した場合の議事録の書き方については、定款の「議事録」の条項で定めている内容を記載してください。出席者の欄は、例えば「社員総数20名のうち出席者18名（うち書面表決者10名、表決委任者５名）」のように記載してください。

４　WEB総会等（WEBやネットワーク経由で開催する総会・理事会）

　WEB総会等の例としては、SkypeやZoom等のWEB会議アプリを使用した総会です。（上記２「電磁的方法による表決」と混同しないようにご注意ください）以下の条件が満たされていれば、WEB総会等は定款に定めがなくても開催ができます。

（１）総会開催前に理事会で、WEB総会等を開催することの決定、意思確認を行うこと

（２）必要な機器の準備や、使用する通信ソフト、トラブル発生時の対応等について定め、関係者に周知しておくこと（接続が不安定であったり、途切れてしまった場合のサポート体制、本人確認等の方法）

（３）総会等開催通知にWEB総会等にて開催することを明記し、会議場と併用する場合には、参加方法について選択ができる旨を記載すること

（４）使用する通信ソフトは、情報伝達の双方向性及び即時性のある環境を整えており、実際上の会議と同等の環境が確保されるものであること（説明者だけでなく、社員誰でも発言したいときは、自由に発言できるマイク機能等が用意され、その発言が他者や他会場に即時に伝えられ、適時的確な意見表明が互いにできる設備や環境が確保されること。）

（５）議事録の開催場所の項目には、「WEB総会等による開催（使用ソフト○○○）」などと記載し、出席者数の項目には、WEBやネットワーク経由で参加した人数の内訳を記載すること

例）開催場所　議事進行の中心となった場所、WEB総会による開催（使用ソフト○○○）　出席者　社員総数○名のうち出席者○名（うち書面表決者○名、WEB表決者○名）

（６）議事録に「出席者の発言が即時に他の出席者に伝わり、出席者が一堂に会するのと同等に適時的確な意見表明が互いにできる状態にあり、終始異状なく進行した」旨を記載すること

　WEB総会等を開催するための手順についてはこちら（PDF：115KB）をご確認ください。