県営住宅管理人業務について

ご意見（2023年2月13日受付：Eメール）

A団地で管理人をしています。現在、建設事務所の方へ問い合わせ中で回答待ちですが、これから記載する内容が「個人情報保護法に抵触していないのか」を、長野県全体的な観点からも精査していただきたいので、こちらからも報告させていただきます。

業務の中に「管理簿の保管」というのがあります。
これには、「住所」「世帯主フルネーム（性別判断可）」「世帯人数」が記載されています。
ほぼ全世帯分を所持していて（1世帯1枚）、過去の様式の場合、「電話番号」「世帯全員のフルネーム」も記載されています。
退去については業務外なので、居住者以外の分もあるかもしれませんが分かりません。廃棄方法についての指定はありません。
因みに、「管理簿」は1年保管しましたが、1度も使用していません。保管目的も不明です。

また、「収入申告書の配布」という業務もあって、これには配布対象全世帯の「住所」と「世帯主フルネーム」が一覧表になって渡されました。

このままいくと、来年度は別の担当者さんへ「管理簿」を渡すことになります。母子家庭の方や高齢者の1人暮らしなど、とても心配です。「収入申告書」の世帯主一覧表も辞めていただきたいです。
（収入申告書の一覧表は、建設事務所へは言い忘れています。）

よろしくお願いします。

回答（2023年2月20日回答）

長野県建設部長の田中衛と申します。
県民ホットラインにお寄せいただきました、県営住宅管理人の業務に関するお問い合わせについてお答えいたします。
県営住宅入居者の個人情報保護を心配されてのお尋ねと拝察します。

県営住宅管理人（以下「管理人」といいます。）は、県営住宅等の管理に関する規則に基づき、入居者と団地管理者の間の修繕に関する連絡や、文書取次事務などを担っていただくため、県営住宅入居者の方に委嘱しています。

県営住宅では入退去が頻繁にあることから、管理人が業務を行うために、どこにどなたが入居しているのかを承知する必要があります。このため、新規入居者から、「入居名義人氏名、世帯人数、入居年月日」を記入した「県営住宅管理簿（以下「管理簿」といいます。）」を受領し、保管していただいています。

管理人は県から委嘱された職であることから、在職中はもとより退職後も守秘義務があります。また、入居時に全ての方に「県営住宅入居者のしおり」に記載のとおり説明し、県営住宅の管理に必要な情報を入居者本人から収集するものであるため、管理人が管理簿を受領・保管することは、長野県個人情報保護条例に沿ったものであると考えています。

既に退去した方の管理簿が引き継がれていることにつきましては、県営住宅管理上の必要性がなくなっていることから、団地管理者である建設事務所で回収させていただきます。具体的な回収方法などについては、団地管理者から御連絡しますので、お手数ですが対応をお願いいたします。

また、収入申告書につきましては、誤配付等のトラブル防止の観点から、来年度より各入居者への郵送に変更するよう準備を進めています。

以上、御意見への回答とさせていただきますが、御不明な点がございましたら建築住宅課公営住宅室長樋口公昭、担当：管理係まで御連絡くださいますようお願い申し上げます。

【問合せ先：建設部/建築住宅課/公営住宅室/電話026-235-7337/メールjutaku（あっとまーく）pref.nagnano.lg.jp】

 

（分野別：住宅・景観）（月別：2023年2月）2022001007

 

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